Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong nền hành chính nhà nước.

Thứ hai - 17/05/2021 07:33

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó quan trọng bởi theo quy định, những tài liệu lưu trữ đều là bản gốc, bản chính, có giá trị pháp lý, có tính chất làm bằng chứng lịch sử.

Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong nền hành chính nhà nước.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do vậy, vai trò của công tác văn thư lưu trữ là rất quan trọng, đó là hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời, làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia…Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ‎, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước. Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa - Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03/01 hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam".
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, lưu trữ, chỉnh lý tài liệu.... Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng đó là công tác không phải của riêng những người làm văn thư, lưu trữ.
Đối với Đảng bộ huyện An Lão, giai đoạn 2015-2020, các cấp ủy Đảng trong huyện đã quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, quán triệt và tổ chức thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Luật lưu trữ, các quy định, hướng dẫn của Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư, lưu trữ. Đội ngũ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đã phát huy năng lực trong công tác tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị. Từ tháng 8/2015 - 6/2020, Văn phòng Huyện ủy đã tiến hành thu thập tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan lãnh đạo Trung ương, Tỉnh ủy và một số các chi, đảng bộ với trên 74 cặp tài liệu, hiện đang tiếp tục thu thập tài liệu đại hội và tài liệu phát hành của 52 chi đảng bộ trực thuộc Huyện ủy nhiệm kỳ 2015-2020 để hoàn chỉnh nộp tài liệu vào Kho lưu trữ cơ quan để chỉnh lý. Văn phòng Huyện ủy cũng đã thực hiện tốt việc văn bản hóa biên bản, thông báo kết luận các hội nghị; tiến hành thu và lập đầy đủ các hồ sơ hội nghị của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, góp phần lưu trữ được những tài liệu có giá trị. Tuy nhiên, hiện nay tại Đảng ủy các xã, thị trấn cán bộ làm công tác Văn phòng chưa đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ, chủ yếu là cán bộ bán chuyên trách, phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nên thời gian đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ không có, các công việc thường xuyên chồng chéo, dù đã cố gắng nhưng cũng không đạt được yêu cầu, hiệu quả, lưu văn bản không được khoa học dẫn đến tài liệu bị thất thoát. Ngoài ra, chất lượng các văn bản hành chính tại các cơ quan, đơn vị được soạn thảo và sử dụng đôi lúc chưa đảm bảo về nội dung và thể thức. Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản đôi lúc còn chậm, thủ công.
Tại các buổi trực báo chi đảng bộ cơ quan và đảng ủy các xã, thị trấn thường kỳ, đồng chí Phạm Văn Nam - Bí thư Huyện ủy thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở các cấp ủy thời gian tới tiếp tục quán triệt sâu sắc, đầy đủ và thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ, xác định đây là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên, liên tục gắn với vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ, công chức tham mưu thực hiện nhằm đảm bảo công tác văn thư phải nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại. Công tác lưu trữ phải phân loại phải khoa học, bảo quản an toàn, nhằm tránh thất thoát tài liệu, bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia… góp phần nâng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ huyện ta trong thời kỳ hội nhập./.

Tác giả bài viết: Bích Phượng